Migreren van uw digitaal archief naar een nieuwe omgeving, behouden van het oude Document Management Systeem (DMS) óf ontsluiten van de oude database via een Enterprise Search oplossing?
Steeds meer overheidsinstellingen gaan zaakgericht werken. Daarbij hoort ook de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Steeds vaker horen wij daarbij de volgende vraag:

“We stappen over naar een nieuw zaaksysteem, wat doen we met het digitaal archief in ons oude DMS?”

Voorheen was het migreren van de inhoud uit het oude DMS naar het nieuwe zaaksysteem de standaard. De laatste tijd komt er steeds meer discussie over de mogelijke andere oplossingen. Het eens zo gangbare model verliest aan populariteit: de migratie lijkt ingewikkeld en de oude inhoud tast de acceptatie van het nieuwe systeem aan.

Alternatieven voor raadpleegbaar houden digitaal archief

Er zijn diverse alternatieven om het digitaal archief raadpleegbaar te houden. Het oude DMS laten bestaan naast het zaaksysteem is daar een voorbeeld van. Of het migreren van de inhoud naar een RMA of e-Depot. Een relatief nieuwe oplossing is het conserveren van de oude database en deze doorzoekbaar maken via het nieuwe zaaksysteem. Het contract met de oude leverancier wordt opgezegd omdat de applicatie niet meer nodig is. Wel de lusten, niet de lasten dus. Maar schijn bedriegt.
In deze blog noemen we vijf redenen om niet te kiezen voor het ontsluiten van de oude database via Enterprise Search maar wel te migreren.

1. Het digitaal archief moet in een goede en geordende manier worden beheerd

In document management systemen zitten functionaliteiten die er voor zorgen dat het digitaal archief op een goede en geordende manier wordt beheerd. De meeste systemen zijn NEN2082 gecertificeerd, u wilt uw archief beheren conform de vastgestelde (archief) wet- en regelgeving. Een archiefverzameling lijkt misschien statisch, maar is dit niet. Tot het moment van overbrenging dient het digitaal archief actief te worden beheerd. Het corrigeren van geconstateerde fouten, het aanvullen van nog niet afgesloten dossiers en het controleren van eventuele wijzigingen, blijft onderdeel van het beheer. Een Enterprise Search oplossing ontsluit het digitaal archief wel maar zorgt ervoor dat beheer niet meer mogelijk is.

2. Waardering, Selectie, Vernietiging & Overbrenging moeten nog worden uitgevoerd

Naast beheerd, moeten dossiers ook minimaal 1 keer per jaar worden geselecteerd voor vernietiging. Daarna moet alle informatie (metadata & documenten) ook daadwerkelijk worden vernietigd. Vernietiging is geen recht maar een plicht. Vrijwel alle DMS en zaaksystemen bieden deze functionaliteit, een Enterprise Search oplossing niet.
Naast vernietiging geldt tevens dat overheidsorganisaties archief na 20 jaar over moeten brengen naar een archiefbewaarplaats. Dit geld ook voor het digitaal archief. Het moet dus mogelijk zijn om een selectie te maken van digitale archiefbestanden die moeten worden overgebracht. Daarbij is het handig als een exportfunctie aanwezig is om de bestanden en metadata ook daadwerkelijk te exporteren. Ook deze functionaliteit wordt niet geboden door een Enterprise Search oplossing.

3. Digitale duurzaamheid

De informatie in het digitaal archief moet toegankelijk blijven. Op het niveau van database (metadata) maar ook op documentniveau. Doorgaans bevatten DMS-systemen, documenten in allerlei formaten en daarmee niet per se duurzaam. Wanneer u ervoor kiest om de oude database en bestanden intact te laten dient u er rekening mee te houden dat op zijn minst een deel hiervan nog twintig jaar raadpleegbaar moet blijven (tot de formele overbrenging). Indien u kiest voor migratie naar een nieuwe omgeving is het een logische, eenvoudige stap om alle documenten direct duurzaam toegankelijk te maken door deze te converteren naar PDF/A of een ander open formaat.

4. Beheer op de database blijft noodzakelijk

De keuze om een database (of systeem) te laten staan, zonder licenties voor de applicatie, en deze te ontsluiten met een zoekoplossing, betekent niet dat u er niets meer aan hoeft te doen. Bij toekomstige upgrades van de gebruikte infrastructuur (lees database) of overstap naar een nieuwe database leverancier is migratie alsnog nodig, zij het slechts op het niveau van de database.
U wil toch niet de oude infrastructuur tot in lengte van dagen in de lucht houden? In dat geval moet u de kennis over het beheer en onderhoud borgen en oude (virtuele) hardware blijven ondersteunen. Eén database is wellicht nog te overzien, maar hoe meer omgevingen u in de lucht houdt, hoe meer aandacht, inspanning en geld deze opeisen.

5. Bescherming van persoonsgegevens

Het conserveren van de oude database is misschien ook niet zo’n heel goed idee in het kader van bescherming van persoonsgegevens. Privacy wordt steeds belangrijker met de aankomende wijzigingen in wet- en regelgeving. Uw oude DMS zit vol met persoonsgegevens van burgers. Denk daarbij niet alleen aan de inhoud van personeelsdossiers en cliëntendossiers maar ook aan heel veel metadata. Veel DMS systemen zijn ooit gekoppeld met de GBA of hebben daaruit een import gekregen. Ook wanneer dat niet het geval is zijn heel veel NAW-gegevens opgevoerd in adressenbestanden. U mag deze gegevens niet langer bewaren indien deze niet meer relevant zijn voor de bedrijfsvoering. Wanneer u de oude database in stand houdt om het archief te doorzoeken, heeft u deze data strikt genomen niet meer nodig en moet u ze vernietigen. De metadata en inhoud moet u vernietigen wanneer de termijnen hiervoor zijn verstreken (zie reden 2 in deze blog).

Kortom: wilt u uw informatie op een goede en geordende wijze beheren dan is het migreren naar een nieuwe omgeving de beste keuze.
Of dat naar uw nieuwe zaaksysteem, een afzonderlijk RMA of een e-Depot is, is nog een separate keuze.

www.somio.nl | 2017