Veel gemeenten zijn bezig met het implementeren van een nieuw zaaksysteem. Of het nu de Atos e-suite, Djuma, Green Valley zaaksysteem of Mozard is: de trend is onmiskenbaar. Deze zaaksystemen zijn gericht op een efficiënte zaakafhandeling, maar combineren dit ook met voldoende document management functionaliteiten.

Uitfaseren DMS

Echter veel gemeenten hebben al een bestaand document management systeem (DMS) of zaaksysteem. De teller staat op meer dan 100 gemeenten met meerdere, gelijkwaardige systemen. Wat nu? Naast elkaar laten bestaan? Uitzetten en niet meer aankomen? Of toch de stekker er uit en de relevante, recente en waardevolle informatie migreren naar het nieuwe zaaksysteem?

In deze blog de 5 redenen om uw legacy DMS uit te faseren én de inhoud te migreren:

1. U betaalt jaarlijks voor licenties en onderhoud voor een systeem dat u niet meer actief gebruikt.

Het kostenargument: u bent kosten kwijt voor het instand houden van uw legacy DMS. Dit zijn licentiekosten, maar u bent ook kosten kwijt voor het in stand houden van oude hardware, upgrades van database of versies, opslagcapaciteit etc. Bij elkaar een behoorlijke kostenpost. Deze kosten zijn meestal lager dan de reguliere kosten omdat u waarschijnlijk minder gebruikslicenties nodig heeft, maar deze kosten komen jaar na jaar weer terug. En de historie leert dat dit soort systemen nog vele jaren in de lucht blijven vanwege (archief) wet- en regelgeving of omdat uw medewerkers er geen afscheid van kunnen nemen. De gemeenten die nog post- en archiefregistratiesystemen zoals AskSam en Walvis hebben zijn talrijk.

Migratie duur? Ervaring leert dat het migreren naar een nieuw zaaksysteem inclusief herstructuring, opschoning en verrijking goedkoper is dan uw legacy DMS in de lucht te houden.

2. U moet de kennis voor het beheer van uw DMS blijven behouden

Het in de lucht houden van uw DMS betekent dat u ook het functioneel en technisch beheer moet blijven ondersteunen. Actieve kennis blijft nodig, ook al wordt er veel minder gebruik van gemaakt. Gaat uw functioneel beheerder met pensioen, dan zult u toch een vervanger moeten zoeken, inwerken en opleiden. En als u een upgrade gaat doorvoeren betekent het opnieuw inspanning van uw beheerders.

Tijd en moeite die uw beheerders beter aan uw zaaksysteem kunnen spenderen dat werkelijk gebruikt wordt.

3. Gebruikers in uw organisatie moeten meerdere systemen gebruiken als ingang voor zaken, dossiers of documenten.

Of het nu omgevingsvergunningen zijn, milieudossiers of subsidies, uw medewerkers hebben de historische informatie nodig. Om terug te zoeken welke plannen, besluiten of adviezen er voor een locatie of inwoner zijn opgesteld of welke aanvragen zijn ontvangen. En deze officiële, vastgestelde documenten die u heeft ontvangen of heeft verstuurd, heeft u de afgelopen jaren in uw DMS gezet. Voldoende redenen om uw medewerkers ook te laten zoeken in het DMS. Dat heeft wel als consequentie dat ze moeten zoeken in meerdere systemen, met verschillende zoeksleutels (zaaknummers, omschrijvingen etc.).

Het zoeken in meerdere systemen is meestal niet iets waar medewerkers op zitten te wachten.

4. U heeft de mogelijkheid om uw bestaande zaken en dossiers op te schonen en uw gebruikers optimaal te ondersteunen.

Een nieuw zaaksysteem is ook een nieuwe kans: om de implementatie goed te doen, gebruikers goed op te leiden, processen te optimaliseren en dienstverlening te verbeteren. Ook een goed moment om de bestaande zaken en dossiers op te schonen. Ervaring leert dat u met een migratie meer dan 50% van uw zaken, dossiers en documenten kunt opschonen omdat ze dubbel zijn ingevoerd, al lang moesten worden vernietigd (met inachtneming van de wettelijke vernietigingstermijnen) of niet meer noodzakelijk zijn voor uw medewerkers. En herstructurering biedt u de kans om één eenduidige structuur te bieden voor u medewerkers.

5. Eén compleet archief voor al uw zaken, dossiers en documenten

Eén compleet archief voor al uw zaken, dossiers en documenten betekent dat u uw informatie op 1 plek bewaart. Goedkoper, eenvoudiger maar ook handig als u in de toekomst deze informatie snel moet ontsluiten wanneer u bewijsvoering voor uw bedrijfsvoering moet verzorgen of uw informatie moet overdragen naar een e-depot.

Beter nu direct goed doen, dan over een aantal jaren verouderde informatie moeten opschonen.

Meer weten?

Klik hier voor meer informatie over het uitfaseren van uw DMS.

www.somio.nl | 2017