U werkt al een tijdje met een nieuw systeem voor verwerking, opslag en beheer van documenten. U heeft echter ook nog oude Document Management Systemen en draaien ter raadpleging van gearchiveerde documenten. Dit oude systeem kost u geld. Bovendien is het voor uw medewerkers onhandig om in meerdere systemen te moeten zoeken naar (gearchiveerde) documenten.

Waarom uw DMS uitfaseren?

Uw oude DMS bevat belangrijke informatie die u nog gedurende langere periode wilt of moet bewaren. Dit DMS actief houden is echter niet altijd de beste of goedkoopste oplossing. We onderzoeken graag met u de mogelijkheden en business case voor het uitfaseren van oude DMS(en). De volgende redenen kunnen aanleiding zijn om de documenten uit uw oude DMS over te brengen naar een ander systeem.

Wat we voor u doen

Voor het uitfaseren van uw oude Document Management Systeem werken we volgens een gestandaardiseerde aanpak. We gebruiken hierbij het ETL principe. We starten het traject met een analyse. Daarin bekijken we eerste samen welke oude systemen u heeft en of er een positieve Business Case is voor het uitfaseren ervan. Ook bespreken we of u beschikt over een geschikt doelsysteem (bijvoorbeeld Zaaksysteem of Documenten Magazijn) is om de documenten naar te migreren.

Als we tot een positief besluit komen gaan we aan de slag met uw oude documenten. We bekijken welke gegevens uw oude systemen bevatten en wat de kwaliteit daarvan is. We selecteren de documenten die bewaard moeten blijven en bepalen in welk doelsysteem we die onderbrengen. Als dit vast is gesteld exporteren we de documenten die bewaard moeten blijven uit het systeem (inclusief metadata). We verrijken deze documenten met aanvullende metadata en voeren conversie op de metadata uit waar nodig. Op die manier maken we de documenten geschikt voor import in het/de nieuwe doelsyst(e)em(en). De import voeren we natuurlijk ook uit waarbij we door middel van een OTAP-proces controle houden over het resultaat.

Proces_Uitfaseren_DMS

Wat u van ons krijgt

We zorgen ervoor dat alle belangrijke informatie uit uw oude DMS is veiliggesteld. We selecteren de belangrijke informatie, converteren deze waar nodig en passen een verrijking toe op de metadata. Daarna migreren we de informatie naar uw nieuwe DMS, Zaaksysteem, RMA of eDepot of een combinatie daarvan. Uw resultaat:

Meer weten?

Voor meer informatie neemt u contact op met:

Koen van Hoogstraten
koen.van.hoogstraten@somio.nl
+31 6 51 686 747

www.somio.nl | 2018